系统使用手册

这页就是把“新手上手”里的 4 个入口逐项展开。你在那边先判断自己要看哪一类，这里再按步骤把细节讲清楚。

先记住所有场景的共同前置条件

无论你要做提醒、导出 Excel、输出 Word / PDF，还是做汇总 PDF，第一步都不是直接点功能，而是先完成：创建智能表 → 确认管理员与子表结构 → 同步旧表或新建业务表 → 配置字段映射。

本页展开的 4 个主题

怎么创建提醒任务
怎么确保数据可以导出为 Excel
怎么做一个可以导出标准 Word / PDF
怎么将表格中的数据进行求和，整体输出为 PDF

1、怎么创建提醒任务

提醒任务适合在数据结构稳定之后再建。你真正要做的不是“先发消息”，而是先让系统知道该对哪张表、哪些字段、什么条件进行判断。

先创建智能表，确认表名、管理员、主表和子表结构
如果企业已有历史表，优先评估同步旧表，而不是重复建表
配置字段映射，让系统识别提醒规则依赖的业务字段
新建提醒规则，设置触发条件、接收人和提醒内容
先用一条测试数据验证，再正式启用规则

提醒你： 如果映射没完成，提醒任务看起来可以创建，但真正触发时经常会出现条件不命中、接收人不对、字段为空等问题。

此处可放图片：提醒任务配置页面截图
建议展示规则条件、接收人设置、测试发送入口

2、怎么确保数据可以导出为 Excel

Excel 导出是最适合管理员首次验证系统是否跑通的功能。因为链路最短，只要智能表和字段映射没问题，通常就能快速看到结果。

先确认智能表中的记录已经准备好，主表和子表内容完整
检查字段映射是否正确，尤其是日期、金额、人员、状态字段
选择正确的数据源和筛选条件，避免导错表或导错范围
先导出一条或少量记录，逐项核对字段内容
确认无误后，再进行批量导出

导出前重点检查

表选对了吗
筛选条件选对了吗
字段映射保存了吗

导出后重点核对

字段值是否为空
日期金额格式是否正确
子表内容是否完整展开

此处可放图片：Excel 导出页面截图
建议展示数据源选择、筛选条件、导出按钮

3、怎么做一个可以导出标准 Word / PDF

标准 Word / PDF 输出，重点不是“有数据”就行，而是“版式是否标准、变量是否准确、最终能否稳定打印或归档”。所以它比 Excel 多了一步模板管理。

先准备一个版式固定、内容结构清晰的 Word 模板
上传模板文件，并确认模板名称和用途清晰
建立模板变量和业务字段之间的映射关系
先用一条样例数据生成 Word，检查变量替换和排版效果
确认 Word 没问题后，再输出 PDF 作为最终版本

适合放在这一类模板中的内容

合同、证明、确认单、通知单、审批输出件、固定格式报表。核心要求是版式统一、字段替换稳定、可打印可归档。

此处可放图片：模板上传与变量映射截图
建议展示模板列表、变量占位、导出 Word/PDF 按钮

4、怎么将表格中的数据进行求和，整体输出为 PDF

这个场景更像“汇总报表输出”，核心不是逐条记录导出，而是先明确哪些字段要汇总、按什么规则汇总、最后用什么版式统一输出。

先确定需要参与汇总的字段，例如金额、数量、工时、件数等
确认汇总范围，是按全部数据、按日期区间，还是按某个筛选条件统计
整理汇总结果的展示方式，例如总计、小计、分类统计、最终结论
准备一份用于汇总输出的标准 Word 模板，预留总计和统计项位置
先生成样稿核对总数，再输出 PDF 作为最终汇总件

适合的业务场景

费用汇总单
工时统计单
结算报表
阶段性经营汇总

最容易出错的位置

统计范围选错
汇总字段单位不一致
模板里没有预留总计位置
PDF 只校对版式，没有校对数字

此处可放图片：汇总统计与 PDF 输出页面截图
建议展示筛选条件、统计结果区域、最终导出按钮

建议的阅读顺序

先看新手上手，理解所有功能的共同前置条件
第一次使用，优先先跑通“导出 Excel”这条最短路径
再根据实际业务，继续配置提醒任务或 Word / PDF 模板
需要排错时，再去看常见问题

如果你只想先跑通一条链路

建议先完成“智能表 + 字段映射 + Excel 导出”。这一步最容易验证数据是否正常，跑通后再进入提醒、标准模板和汇总 PDF。

查看常见问题